Seguro para organizaciones sin fines de lucro creado en torno a su misión

Las coberturas para las que se evalúan la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro

Cómo se suele crear la cobertura sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas a menudo están escritas en un paquete o póliza para propietarios de negocios que combina responsabilidad civil general y propiedad en un solo contrato, a veces con el crimen y el inland marine incluidos. Las organizaciones más grandes o con más programas tienden a terminar con un paquete más pólizas separadas para compensación para trabajadores, automóvil, responsabilidad de administración, abuso, responsabilidad profesional, cibernético y umbrella. Ninguna estructura es inherentemente mejor. Lo que importa es que toda exposición real llega a algún lugar a propósito y no por accidente.

Es útil pensar en su programa en tres capas. El primero es lo que necesita casi toda organización con una ubicación y una nómina. El segundo está impulsado por lo que realmente hacen sus programas, que es donde entran el abuso, responsabilidad profesional y las exposiciones automáticas. El tercero está impulsado por los contratos, porque los financiadores, los propietarios y las agencias asociadas imponen límites y requisitos de seguro adicional que pueden exceder lo que de otro modo compraría. Revisar esas tres capas cada año suele ser más productivo que comprar la misma póliza repetidamente.

• Capa de base: responsabilidad civil general, propiedad y propiedad personal comercial, compensación para trabajadores cuando sea necesario y delitos.
• Capa del programa: abuso y abuso sexual, responsabilidad profesional, automóvil comercial o alquilado y no propio, y cobertura para eventos y actividades fuera del sitio.
• Capa de gobernanza: directores y funcionarios, prácticas laborales, responsabilidad fiduciaria cuando usted patrocina un plan de beneficios y cibernética.
• Capa de contrato: límites generales o excesivos, estado asegurado adicional y exenciones de subrogación requeridas por arrendamientos, subvenciones y acuerdos de socios.

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Voluntarios: qué está cubierto y qué no

Los voluntarios crean una pregunta de cobertura en dos direcciones y son respondidas por pólizas diferentes. Cuando un voluntario causa daño a otra persona mientras trabaja en su nombre, la mayoría de los formularios responsabilidad civil general actuales tratan a los trabajadores voluntarios como asegurados, por lo que la organización y el voluntario generalmente tienen protección de responsabilidad. Cuando el voluntario es el que resulta herido, la respuesta suele ser menos cómoda. Los voluntarios generalmente no son empleados para propósitos de compensación para trabajadores en la mayoría de los estados, por lo que un esguince de tobillo en un día de construcción generalmente no es un reclamo de compensación, y tampoco es un reclamo de responsabilidad civil general a menos que se alegue que la organización haya sido negligente. Las organizaciones que quieren una respuesta predecible a menudo añaden cobertura de accidentes voluntarios, que paga los gastos médicos de forma establecida sin necesidad de que nadie demuestre la culpa.

Conducir es la exposición voluntaria que más a menudo produce un reclamo grave. Si un voluntario conduce su propio automóvil para entregar comidas o transportar a un participante y causa un accidente, su póliza de automóvil personal generalmente responde primero, pero generalmente también se nombrará a la organización con la teoría de que era el director del voluntario. Responsabilidad civil de autos alquilados y no propios es lo que respalda a la organización en ese escenario. Los suscriptores pregunta específicamente si verifica los registros de conducción antes de que alguien conduzca y periódicamente a partir de entonces, si verifica que los conductores voluntarios tengan su propio seguro de automóvil y lo confirma nuevamente en el momento de la renovación, y qué límite mínimo les exige.

Finalmente, recuerde que los miembros de su junta directiva también son voluntarios y su exposición es de gobernanza más que de operaciones. Los estatutos de protección de voluntarios a nivel federal y estatal ofrecen cierta inmunidad limitada a voluntarios individuales sin fines de lucro bajo condiciones definidas, pero generalmente no protegen a la organización en sí y no impiden que alguien presente una demanda o genere costos de defensa. Ese es el trabajo que realiza la cobertura directores y funcionarios.

• La investigación de antecedentes se solicita por separado para los empleados, los voluntarios y el personal contratado o temporal. La evaluación exclusiva del personal remunerado es una brecha visible para un suscriptor.
• Los voluntarios que trabajan con menores o adultos vulnerables reciben las mismas preguntas de selección, capacitación y supervisión que los empleados y, a menudo, los mismos requisitos de documentación.
• Conductores voluntarios: espere preguntas sobre las verificaciones de registros de vehículos motorizados al momento de la incorporación y anualmente, prueba de cobertura de automóvil personal, una política escrita de uso del vehículo y una regla de conducción distraída.
• Los formularios de delitos y fidelidad definen quién cuenta como empleado, por lo que si los voluntarios manejan efectivo, depósitos o donaciones, pregunte si es necesario agregarlos mediante endoso.
• Las lesiones voluntarias normalmente no están cubiertas por compensación para trabajadores; La cobertura de accidentes voluntarios es la forma habitual en que las organizaciones la abordan.

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Eventos especiales, galas y eventos para recaudar fondos.

Los acontecimientos concentran el riesgo. Durante una noche o un fin de semana, tiene más gente en el lugar de lo habitual, personal temporal y voluntarios que realizan trabajos desconocidos, proveedores que no contrató durante el resto del año y, a menudo, alcohol. Muchas organizaciones asumen que su póliza responsabilidad civil general simplemente las sigue hasta un evento, y frecuentemente así es, pero vale la pena verificar esa suposición en lugar de hacerla, particularmente para eventos que se llevan a cabo fuera de sus propias instalaciones o que involucran actividades fuera de sus operaciones normales.

El alcohol es la complicación más común. Según la mayoría de los formularios responsabilidad civil general, una organización que no se dedica a vender o servir alcohol tiene incorporada alguna protección contra el licor, pero eso cambia rápidamente una vez que vende bebidas, cobra una entrada que incluye bebidas o posee una licencia. Los suscriptores pregunta directamente si usted proporciona el licor, si se requiere una licencia, si se impone un máximo de bebida y qué controles impiden el servicio a menores. Si un servicio de catering o barman maneja alcohol, obtener su certificado de seguro y su estado asegurado adicional es de gran importancia.

Ciertas actividades requieren habitualmente una aplicación de evento separada, suscripción separada o una póliza de evento independiente, y algunas simplemente no están disponibles en un mercado estándar. Saber cuáles se aplican antes de firmar el contrato del lugar le da tiempo para resolver el problema en lugar de descubrirlo.

• Actividades que comúnmente desencadenan suscripción separados: atracciones, inflables y casas inflables, fuegos artificiales, armas de fuego, animales que no sean mascotas domésticas, rodeos, desfiles, espectáculos aéreos, mítines de automóviles o motocicletas, deportes de contacto y conciertos más grandes.
• Espere que le pregunten sobre su experiencia previa organizando el mismo tipo de evento, la asistencia proyectada, la cantidad de personal remunerado y voluntarios en el lugar, las disposiciones de seguridad y cómo se manejará una emergencia médica.
• Recopile certificados de seguro de cada proveedor, proveedor de catering y expositor, y obtenga el nombre asegurado adicional en su póliza de responsabilidad en lugar de depender de un apretón de manos.
• Los contratos de lugares a menudo requieren que usted nombre el lugar como asegurado adicional y que establezca límites superiores a su póliza principal. Lea esos requisitos antes de firmar, no después.
• La cancelación de eventos, que paga la pérdida de ingresos y los gastos irrecuperables si un evento no puede realizarse, es un producto separado de la responsabilidad y debe adquirirse por sí solo.
• Los eventos fuera del sitio, las subastas con artículos donados de alto valor y los eventos que involucran el transporte de asistentes plantean preguntas que van más allá de la cobertura normal de sus instalaciones.

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Propiedad: edificios antiguos, contenidos donados y el hueco en el medio

La propiedad sin fines de lucro suscripción tiende a centrarse en la condición física del edificio más que en lo que se hace dentro de él. Espere preguntas detalladas sobre el tipo de construcción, el año de construcción, la cantidad de pisos, los pies cuadrados, el material del techo y el año en que se reemplazó por última vez, y cuándo se actualizaron por última vez la plomería, el cableado eléctrico, el panel de circuitos y el HVAC. Ciertos hallazgos llaman la atención inmediata debido a su historial de pérdidas: cableado de perilla y tubo o de aluminio, cajas de fusibles y tipos específicos de paneles más antiguos son razones comunes por las que un edificio es rechazado o se valora de manera diferente, y las tuberías de suministro o drenaje originales en una estructura más antigua plantean preocupaciones sobre daños por agua. La protección también es importante, incluida la cobertura de rociadores, alarmas contra incendios y robos, extintores y la distancia hasta el hidrante y la estación de bomberos más cercanos.

La brecha en el medio es la valoración. Dos decisiones determinan si el pago de un reclamo realmente lo reconstruye: cómo se valora la propiedad y si usted cumple con la condición de coseguro. Asegurar un edificio donado por lo que pagó la organización, que puede no haber sido nada, o por su valor tasado en lugar del costo de reconstrucción, es un error recurrente y costoso. Si su edificio está en un registro histórico o tiene características arquitectónicas que deberían reproducirse, eso debe divulgarse y cotizarse en lugar de descubrirse durante un reclamo. La cobertura de ordenanzas o leyes aborda el costo adicional de cumplir con los códigos actuales al reconstruir una estructura antigua, y vale la pena preguntar específicamente.

Los contenidos son el otro punto ciego. La propiedad personal comercial generalmente es un límite dentro de la misma póliza en lugar de una compra por separado, y las organizaciones sin fines de lucro constantemente lo subestiman porque el inventario donado y el equipo del programa nunca pasaron por cuentas por pagar. Es posible que cualquier cosa que salga regularmente del edificio, como computadoras portátiles, equipos audiovisuales, equipos médicos o de pruebas, herramientas o instrumentos, deba programarse en el ámbito inland marine para que esté cubierto mientras se encuentre fuera de las instalaciones. Finalmente, ingresos del negocio y la cobertura de gastos adicionales responden a la pregunta de cómo seguir pagando al personal y cumpliendo con las obligaciones de subvención mientras el edificio está inutilizable, que es una pregunta que la mayoría de las juntas no han formulado hasta que es urgente.

• Tenga listo: año de construcción, tipo de construcción, pisos, pies cuadrados totales y ocupados, tipo de techo y año de reemplazo, y años de actualización para plomería, cableado, paneles y HVAC.
• Indique si hay cableado de aluminio, cableado antiguo de perillas y tubos (knob-and-tube), fusibles o paneles eléctricos antiguos; son obstáculos frecuentes en la evaluación de suscripción y conviene declararlos desde el principio.
• Asegure los edificios por el costo de reconstrucción en lugar del precio de compra, el valor contable o la tasación, y revise el porcentaje de coseguro y la base de valoración en sus declaraciones.
• Los edificios vacíos o parcialmente desocupados, los proyectos de renovación activos y las estructuras en un registro histórico requieren una divulgación específica.
• Si cocina en las instalaciones, espere preguntas sobre los sistemas de supresión de la campana, el corte automático de combustible y la frecuencia con la que se limpian profesionalmente la campana y el conducto.
• Valorar por separado los bienes donados y el inventario de programas, y programar el equipo portátil que viaja fuera del sitio.
• Considere ingresos del negocio y una cobertura de gastos adicionales dimensionada según el tiempo que realmente tomaría una reconstrucción, no hasta un número que parezca cómodo.

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Responsabilidad de la gestión: D&O, EPLI y fiduciario como una sola familia

Responsabilidad civil general responde por daño físico. Responsabilidad de la dirección responde a las decisiones. Las tres coberturas de esta familia se superponen lo suficiente como para que a menudo se escriban juntas, a veces en un solo formulario, y vale la pena entender lo que hace cada una. La cobertura Directores y funcionarios responde a acusaciones sobre cómo se gobierna y administra la organización: incumplimiento del deber, aplicación indebida de fondos restringidos, conflictos de intereses, tergiversación ante donantes o financiadores, falta de supervisión y disputas sobre decisiones importantes como una fusión, el cierre de un programa o la venta de una propiedad. Responsabilidad por prácticas laborales responde a acusaciones de empleados, ex empleados y solicitantes. La responsabilidad fiduciaria responde a acusaciones sobre la administración de planes de beneficios a los empleados.

Los suscriptores trata la calidad de la gobernanza como un indicador del riesgo y sus preguntas lo reflejan. Espere que le pregunten cuántos directores y funcionarios tiene, si la junta incluye miembros independientes que no sean empleados ni afiliados de otro modo, con qué frecuencia se reúne la junta, si se mantienen actas escritas para las reuniones de la junta y del comité, y si mantiene estatutos escritos y una política de conflicto de intereses. En el lado del empleo, las preguntas se vuelven más granulares: si se obtienen solicitudes por escrito, si se completan y comparten con los empleados evaluaciones de desempeño escritas, si las reprimendas y advertencias se documentan en los archivos del personal, si se mantiene un manual del empleado con igualdad de oportunidades de empleo y políticas contra el acoso, cuándo las políticas de empleo fueron revisadas por última vez por un abogado calificado y cuándo revisó por última vez las clasificaciones exentas y no exentas y el estado de contratista independiente. Cualquier despido o reducción de personal reciente o planeado trae consigo su propio conjunto de preguntas sobre criterios de selección, razones comerciales documentadas, análisis de impacto y si los abogados revisaron las exenciones o acuerdos de indemnización.

Dos puntos estructurales importan más de lo que la mayoría de las juntas directivas esperan. Primero, estas coberturas generalmente se escriben sobre la base reclamaciones presentadas (claims-made), lo cual se analiza en la siguiente sección. En segundo lugar, en la mayoría de los formularios de responsabilidad administrativa, los costos de defensa erosionan el límite en lugar de pagarse además de él, a diferencia de responsabilidad civil general. Una disputa laboral prolongada puede consumir una parte significativa de un límite modesto antes de que alguien llegue a un acuerdo, lo cual es un argumento práctico para analizar el límite junto con el retención en lugar de hacerlo de forma aislada.

La responsabilidad fiduciaria es la parte que más a menudo se pasa por alto. Si su organización patrocina un plan de jubilación, un plan de salud u otro plan de beneficios, las personas que seleccionan las opciones de inversión, eligen proveedores de servicios o administran el plan actúan como fiduciarios y pueden ser consideradas personalmente responsables de esas decisiones. Esto no es lo mismo que el bono de fidelidad que la ley federal generalmente exige para las personas que manejan fondos del plan. El bono protege los activos del plan de la deshonestidad; El seguro de responsabilidad fiduciaria defiende a las personas que toman decisiones sobre el plan. Muchas organizaciones tienen el bono, creen que están cubiertos y no lo están.

• Tenga a mano sus estatutos, política de conflicto de intereses, lista de miembros de la junta directiva y evidencia de que se mantienen actas antes de presentar la solicitud.
• Una disposición de indemnización en sus estatutos solo ayuda si la organización tiene los fondos para cumplirla, lo que a menudo es menos cierto precisamente cuando surge un reclamo.
• Las acusaciones laborales frecuentemente incluyen un componente de salario y horas; a menudo se excluyen o se reducen a un sublímite exclusivo de defensa, por lo que vale la pena realizar revisiones de clasificación de forma independiente.
• Un despido planificado o reciente debe divulgarse con anticipación, con los criterios de selección y los motivos comerciales documentados antes de que se envíen las solicitudes.
• Si patrocina algún plan de beneficios, confirme si tiene responsabilidad fiduciaria además del bono de fidelidad del plan requerido; resuelven diferentes problemas.

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Reclamaciones presentadas (claims-made) versus ocurrencia, y por qué es importante fecha retroactiva

Esta distinción causa más sorpresas desagradables que cualquier otro punto técnico en los seguros sin fines de lucro, y merece diez minutos de atención de la junta. Responsabilidad civil general, propiedad y automóvil generalmente se suscriben sobre la base ocurrencia, lo que significa que la póliza vigente cuando ocurrió el incidente responde, incluso si el reclamo llega años después. Directores y funcionarios, las prácticas laborales, responsabilidad profesional y, con frecuencia, el abuso y el abuso sexual generalmente se redactan sobre la base de reclamaciones presentadas (claims-made), lo que significa que la póliza vigente cuando se realiza el reclamo por primera vez responde, y solo si el acto subyacente ocurrió en o después de una fecha impresa en la póliza llamada fecha retroactiva.

Las consecuencias prácticas son sencillas una vez que las ves. Si ha mantenido la cobertura de reclamaciones presentadas (claims-made) continuamente y su fecha retroactiva se remonta al momento en que se inició el programa, los actos pasados ​​generalmente todavía están a su alcance. Si deja que la cobertura caduque, o cambia y la nueva póliza se emite con un fecha retroactiva actual, los años anteriores a esa fecha pueden quedar fuera de la cobertura por completo, razón por la cual las solicitudes preguntan si la cobertura se ha mantenido de forma continua y cuál era el fecha retroactiva anterior. Cuando abandona una póliza reclamaciones presentadas (claims-made) y no la reemplaza, una período de notificación extendido, comúnmente llamada cobertura final, es lo que preserva la capacidad de informar un reclamo posteriormente. Esto es más importante para las organizaciones que están liquidando, fusionando o cerrando un programa, ya que las acusaciones relacionadas con servicios anteriores pueden surgir mucho después de que finalizó el trabajo.

Las solicitudes para estas líneas también incluyen una pregunta estilo garantía que pregunta si alguien tiene conocimiento de algún hecho, circunstancia o situación que razonablemente podría esperarse que dé lugar a un reclamo. Las circunstancias conocidas generalmente no son asegurables en el futuro, y responder esa pregunta descuidadamente puede poner en peligro la cobertura del asunto que le preocupaba. Si hay algo pendiente o en proceso, infórmeselo a su agente antes de firmar la solicitud para que pueda manejarse correctamente.

• Cobertura Ocurrencia: responde la póliza vigente cuando ocurrió el incidente. Típico para responsabilidad civil general, propiedad y automóvil.
• Cobertura Reclamaciones presentadas (claims-made): la póliza vigente al momento de realizar el reclamo responde, sujeta a la fecha retroactiva. Típico de D&O, EPLI, responsabilidad profesional y, a menudo, abuso.
• Proteja su fecha retroactiva cuando cambie las pólizas; Hacerlo avanzar puede despojar silenciosamente años de actos anteriores.
• Si cierra, fusiona o elimina una línea reclamaciones presentadas (claims-made), pregunte acerca de una período de notificación extendido antes de que expire la póliza y no después.
• Revelar honestamente las circunstancias conocidas en la solicitud; la no divulgación es un resultado mucho peor que un modesto ajuste de la prima.

Estructura reclamaciones presentadas (claims-made) en pólizas D&O · responsabilidad profesional y errores y omisiones · responsabilidad por abuso y abuso

Lo que realmente genera reclamaciones en las organizaciones sin fines de lucro

Es útil separar las pérdidas que mantienen a las juntas directivas despiertas por la noche de las que llegan de forma rutinaria. Ambos importan, pero exigen respuestas diferentes. Las pérdidas rutinarias son en gran medida eventos de instalaciones y operaciones, y se gestionan con mantenimiento, documentación y capacitación. Las pérdidas graves se concentran en un número menor de categorías y se gestionan con límites, controles y divulgación honesta en el momento de la solicitud.

En todas las operaciones sin fines de lucro, la actividad de reclamaciones tiende a agruparse en patrones reconocibles. Comparar esta lista con sus propios programas es una forma rápida de encontrar la exposición en la que nadie ha pensado.

• Lesiones en instalaciones: un resbalón o tropiezo en una superficie para caminar, una caída sobre hielo donde se contrató la remoción de nieve sin un certificado de seguro, una lesión en el patio de juegos o una caída en un evento mal iluminado.
• Transporte: un accidente mientras un voluntario o miembro del personal conduce a los participantes, que combina responsabilidad del automóvil con acusaciones de selección o supervisión negligente del conductor.
• Empleo: despido injustificado, discriminación, acoso, represalias y clasificación errónea de empleados o contratistas independientes.
• Gobernanza: disputas sobre fondos restringidos, acusaciones de mala gestión después de un déficit o cierre de un programa, conflictos de intereses y consultas regulatorias o de licencias.
• Acusaciones de abuso que surgen en programas para jóvenes, entornos residenciales y de refugio, relaciones de tutoría, transporte y viajes nocturnos, incluidas acusaciones relacionadas con años anteriores.
• Servicios profesionales: una alegación de que un cliente fue evaluado, remitido, supervisado o despedido de manera inadecuada, o que se violó la confidencialidad.
• Deshonestidad de los empleados: donaciones desviadas, cheques alterados, proveedores ficticios y manipulación de nóminas, en la mayoría de los casos cuando una persona controla múltiples pasos de un proceso financiero.
• Cibernética y fraude: ransomware que bloquea registros de programas, un correo electrónico comercial comprometido que redirige una subvención o un pago a un proveedor, y exposición del pago de un donante o información de salud del cliente.
• Propiedad: daños por incendio, tormenta y agua, robo de equipos del programa y pérdidas de equipos mientras se encuentre fuera del sitio de un evento o lugar del programa.
• Eventos especiales: lesiones en eventos para recaudar fondos y festivales, incidentes relacionados con el alcohol y accidentes de proveedores o contratistas en el área de su evento.

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Lo que realmente preguntan los suscriptores antes de cotizar

Las solicitudes complementarias para organizaciones sin fines de lucro son largas y la extensión no es arbitraria. Los suscriptores intenta responder tres preguntas: qué hace realmente, quién está expuesto mientras lo hace y qué controles se interponen entre un incidente y un reclamo. Las preguntas específicas varían según el tipo de programa, pero los temas a continuación aparecen una y otra vez en aplicaciones de servicios humanos, religiosas, escolares, juveniles y culturales. Leerlas antes de presentar la solicitud es la forma más eficaz de acortar el proceso, porque la mitad de estas respuestas requieren que alguien que no sea el director ejecutivo busque algo.

Comience con los conceptos básicos de la organización. Las solicitudes solicitan el nombre legal completo, incluidas las entidades afiliadas y cualquier DBA, su número de identificación federal de empleador, tipo de entidad, años de operación y, por separado, años bajo la administración actual. Se pregunta específicamente sobre un cambio de liderazgo en el último año. Describirá todas las operaciones y programas en su totalidad, identificará su fuente principal de financiamiento y proporcionará su presupuesto operativo anual y su nómina anual. Las cuestiones financieras van más allá de lo que muchas juntas esperan: activos totales, ingresos y gastos, si se opera con superávit o déficit, y si hay déficit, qué lo causó y cómo se planea eliminarlo. También se pregunta si la organización mantiene reservas operativas. Cualquier programa descontinuado, agregado o modificado materialmente durante el año pasado es un juego limpio.

Luego viene a quién sirves. Las solicitudes para organizaciones que trabajan con personas generalmente solicitan el número anual de personas atendidas divididas en grupos de edad, comúnmente menores de nueve años, de nueve a dieciocho años y mayores de dieciocho años. Esa única pregunta influye más en sus términos de abuso y responsabilidad profesional que casi cualquier otra cosa, porque establece cuánto contacto tiene con menores. También se le preguntará si atiende, supervisa o cuida a menores o adultos vulnerables, y que describa los programas que los involucran.

Las prácticas de dotación de personal y contratación se examinan en detalle. Espere proporcionar el total de empleados y voluntarios, luego un recuento del personal desglosado por puesto y estatus, distinguiendo empleados, voluntarios, contratistas y pasantes, y tiempo completo de tiempo parcial. Se pide facturación. En cuanto a la contratación, las preguntas son si existen procedimientos formales de contratación por escrito, si cada candidato completa una solicitud de empleo firmada y una entrevista personal, si se verifican las referencias laborales, si se verifican las licencias y credenciales y si se realizan verificaciones de antecedentes penales. Fundamentalmente, se solicita una investigación de antecedentes por separado para los empleados, los voluntarios y el personal contratado o temporal, y para las organizaciones que trabajan con menores, se investiga más a fondo el alcance, incluyendo si los controles son locales, estatales, federales y si se buscan en los registros de delincuentes sexuales. Si su solicitud de empleo pregunta sobre condenas por abuso o delitos sexuales es una cuestión independiente.

Los controles de prevención de abusos son el área más analizada por cualquier organización que afecte a menores o adultos vulnerables, y las preguntas son lo suficientemente específicas como para funcionar como una lista de verificación. Los suscriptores pregunte si tiene políticas escritas para prevenir y responder al abuso físico y sexual, si el personal y los voluntarios firman un reconocimiento de que las han leído, si existe capacitación formal documentada sobre cómo reconocer y denunciar el abuso, si existe un procedimiento escrito para informar sospechas de abuso a las autoridades, si tiene un plan de supervisión que monitorea las interacciones del personal tanto dentro como fuera de sus instalaciones, y si aplica una regla de que más de un adulto esté presente para que un niño o una persona vulnerable nunca esté solo con un solo adulto. Cuando estos controles existen y están documentados, las condiciones mejoran. Cuando no lo hacen, el mercado se estrecha rápidamente.

Los controles operativos y de seguridad vienen a continuación. Las preguntas comunes incluyen si existe un programa formal de seguridad escrito, si existe un plan para emergencias médicas, si siempre hay alguien capacitado en RCP y primeros auxilios en las instalaciones, si hay DEA presentes y el personal está capacitado en ellos, y si se publica y se hace cumplir una política escrita sobre fumar. A las organizaciones con programas residenciales o conductuales se les pregunta qué método de reducción se utiliza y con qué frecuencia se recertifica al personal. Los controles de las instalaciones incluyen procedimientos de entrada y salida para el personal, clientes y visitantes, medidas de acceso al edificio, como puertas exteriores cerradas con llave, registro de visitantes y cámaras, y revisión periódica de las superficies para caminar interiores y exteriores. Se pregunta directamente sobre los procedimientos de remoción de nieve y hielo, incluido si se obtiene un certificado de seguro y el estado asegurado adicional cuando se contrata la remoción. También se examina el manejo de incidentes: si el personal debe informar cada incidente que pueda resultar en un reclamo, si se mantienen y revisan registros escritos y si existe un comité formal de revisión de incidentes.

Las preguntas específicas del programa se encuentran en la parte superior. A las organizaciones que brindan servicios clínicos o médicos se les pregunta si se dispensan medicamentos y cómo se almacenan y documentan, quién está autorizado para dispensarlos, si se obtiene el consentimiento informado antes de recetar, si se emplean o contratan médicos o enfermeras practicantes, sus especialidades y licencias, y si cada uno tiene su propia cobertura de negligencia. La telesalud y el asesoramiento remoto plantean dudas sobre en qué estados se encuentran los clientes y la licencia de los médicos que los atienden. Los programas de adopción y cuidado de crianza plantean preguntas sobre las licencias e inspecciones de viviendas, verificaciones de antecedentes en todos los estados antes de que se apruebe un hogar, con qué frecuencia los administradores de casos visitan y si las visitas están programadas o no, si las familias reciben una divulgación escrita completa de la historia del niño y si los padres de crianza son tratados como empleados o contratistas. Se pregunta a las escuelas sobre la inscripción por nivel, el estado de acreditación y cualquier acción amenazante, las políticas de confraternización, los procedimientos de denuncia de acoso, la capacitación en respuesta a amenazas activas, si se permiten armas de fuego en las instalaciones, la seguridad en piscinas y patios de juegos, y los viajes internacionales, incluidas las proporciones de acompañantes y la planificación de evacuación. Se pregunta a las organizaciones religiosas sobre las tendencias de asistencia y membresía, el alquiler de instalaciones a grupos externos y los ingresos provenientes de ellos, la programación juvenil, los deportes patrocinados y la capacitación de entrenadores, las actividades de mayor riesgo como campamentos, refugios, piscinas o viajes misioneros al extranjero, y viajes nocturnos de más de una semana.

Finalmente, cada aplicación termina con un historial de pérdidas, y aquí es donde la precisión es más importante. Se le pedirán pérdidas valoradas actualmente, que normalmente cubren el año en curso más tres o cinco años anteriores, según la línea y el mercado. Se le preguntará si se ha realizado algún reclamo, acusación o incidente, incluido alguno relacionado con abuso, en los últimos años, y que describa cada uno con fechas, estado actual, montos pagados y reservados, y qué cambió como resultado. Se le preguntará si alguna vez se ha rechazado, cancelado o no renovado algún seguro similar. Y se le preguntará si alguien tiene conocimiento de algún hecho, circunstancia o situación que razonablemente podría esperarse que dé lugar a un reclamo. Responda a estas de forma cuidadosa y completa. Una pérdida divulgada con una acción correctiva documentada es un hecho manejable suscripción; uno no revelado que se descubre más tarde es un problema de cobertura.

• Perfil de la organización: nombre legal y afiliados, FEIN, tipo de entidad, años de operación, años bajo la administración actual y cualquier cambio de liderazgo en el último año.
• Finanzas: presupuesto operativo, nómina, fuente primaria de financiamiento, ingresos y gastos, superávit o déficit con explicación, reservas y activos totales.
• Población atendida: conteos anuales por franja de edad y si atiende o supervisa a menores o adultos vulnerables.
• Dotación de personal: total de empleados y voluntarios, desglose por puesto y estatus, y rotación.
• Contratación: procedimientos escritos, solicitudes firmadas, entrevistas, verificación de referencias y credenciales y verificaciones de antecedentes se ejecutan por separado para empleados, voluntarios y contratistas.
• Controles de abuso: política escrita, reconocimiento firmado, capacitación documentada, procedimiento de denuncia obligatorio, plan de supervisión dentro y fuera de las instalaciones y regla de dos adultos.
• Seguridad: programa de seguridad escrito, plan de emergencia médica, cobertura de RCP y primeros auxilios, DEA, capacitación y recertificación de desescalamiento y reporte de incidentes con un comité de revisión.
• Instalación y terceros: certificados de seguro y acuerdos de exención de responsabilidad de contratistas, proveedores y grupos externos que utilizan su espacio, con estado asegurado adicional y límites mínimos establecidos.
• Transporte: cronograma del vehículo, ya sea que transporte clientes o menores, verificaciones de registros de vehículos de motor en el momento del alquiler y anualmente, capacitación de conductores, programa de mantenimiento y reglas para conducir distraído.
• Licenciamiento y acreditación: situación actual, alguna suspensión o revocación, deficiencias observadas en la última inspección y organismos acreditadores.
• Tecnología: tipos de datos confidenciales retenidos, recuentos de registros, autenticación multifactor, copias de seguridad cifradas y mantenidas fuera de línea, plazos de parcheo, capacitación en concientización sobre seguridad y un plan escrito de respuesta a incidentes.
• Historial de pérdidas: pérdidas actualmente valoradas, detalles de cada reclamo, incluidas acciones correctivas, rechazos o no renovaciones anteriores y divulgación de circunstancias conocidas.

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Documentos que normalmente necesitarás para cotizar

Reunirlos antes de comenzar comprime un proceso que de otro modo se prolongaría durante semanas de ida y vuelta. No todos los elementos se aplican a todas las organizaciones y algunas líneas solo requieren un subconjunto, pero esta lista cubre lo que normalmente solicitan las presentaciones sin fines de lucro. Si un documento no existe, esa es en sí misma información útil, porque la ausencia de una política escrita suele ser más fácil de corregir antes de una solicitud que de explicar durante la misma.

Una nota práctica: las solicitudes de responsabilidad de gestión, responsabilidad profesional y cobertura de abuso están firmadas por un funcionario autorizado y contienen texto de garantía. La firma es una representación de que las respuestas son precisas según su leal saber y entender. Enrute la solicitud a través de quien realmente sepa la respuesta en lugar de completarla de memoria.

• Las pérdidas valoradas actualmente, generalmente cubren el año en curso más tres a cinco años anteriores, dependiendo de la línea.
• Páginas de declaraciones actuales o un resumen de la póliza que vence que muestra las aseguradoras, los períodos de la póliza, las coberturas, los límites, los deducible o retención y las primas.
• Los estados financieros más recientes o estados financieros auditados, más el presupuesto operativo anual que muestra los ingresos, gastos y superávit o déficit.
• Cifras de nómina anual y una lista de personal desglosada por puesto y estatus, con recuentos de empleados y voluntarios.
• Manual del empleado y políticas escritas de igualdad de oportunidades en el empleo, antiacoso y antidiscriminación.
• Política escrita de prevención y respuesta al abuso, formularios de reconocimiento del personal y voluntarios, registros de capacitación y el plan de supervisión.
• Estatutos, política de conflicto de intereses, lista de miembros de la junta y confirmación de que se mantienen las actas de la junta y del comité.
• Descripciones de programas, folletos y su sitio web, que suscriptores leerá independientemente de lo que diga la aplicación.
• Copias de licencias y acreditaciones, el informe de inspección de licencias más reciente y documentación de las deficiencias citadas y su resolución.
• Certificados de seguro para médicos, profesionales y proveedores habituales contratados, junto con su acuerdo estándar de exención de responsabilidad o de uso de las instalaciones.
• Calendario del vehículo con año, marca, modelo, VIN y uso, además de una lista de conductores con fechas de nacimiento y números de licencia, y su práctica de revisión de MVR.
• Detalle de la propiedad por ubicación: dirección, valores de construcción y contenido, mejoras de los inquilinos, cifras de ingresos del negocio, información de construcción y protección, y años de actualización para techos, cableado, paneles, plomería y HVAC. Una tasación reciente ayuda si tiene una.
• Procedimientos escritos para pandemias o enfermedades transmisibles, y documentación de recuperación ante desastres o continuidad del negocio.
• Para cualquier reducción de personal planificada o reciente, el plan de selección de despidos por escrito y cualquier formulario de exención o liberación utilizado.
• Para patrocinadores de planes de beneficios que buscan cobertura fiduciaria, documentos del plan, recuentos de participantes e información financiera actual del plan.
• Una solicitud de evento separada para cualquier evento único, incluido el lugar, las fechas, la asistencia proyectada, las actividades, los arreglos para el consumo de bebidas alcohólicas y la lista de proveedores.

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Certificados de seguro, asegurado adicional y requisitos del contrato

Vale la pena hacer bien dos direcciones del papeleo, porque ambas aparecen en las preguntas de suscripción y ambas aparecen en las reclamaciones. El primero es lo que recoges de los demás. Cada vez que un contratista trabaja en su propiedad, un proveedor participa en su evento, un proveedor de catering sirve comida, una empresa de remoción de nieve limpia su lote o un grupo externo usa su edificio, usted debe obtener un certificado de seguro, exigiendo que se le nombre como asegurado adicional en su póliza de responsabilidad y tener un acuerdo de indemnización o exención de responsabilidad firmado. Las aplicaciones preguntan específicamente sobre cada uno de estos, incluidos los límites mínimos que necesita. Cuando faltan esos documentos, una pérdida causada por otra persona puede terminar en su póliza y en su historial de pérdidas.

La segunda dirección es lo que les brindas a los demás. Los arrendamientos, los acuerdos de subvención, los contratos de distritos escolares y municipales y los acuerdos de socios suelen especificar las coberturas requeridas, los límites mínimos, el estado asegurado adicional, renuncia a la subrogación y, a veces, la redacción primaria y no contributiva. Estas disposiciones tienen implicaciones reales de costos y cobertura, y son mucho más fáciles de abordar mientras el contrato aún está en borrador. Enviar los requisitos del seguro a su agente antes de firmar es un pequeño paso que evita la alternativa más común, que es descubrir después de firmar que su programa no cumple con un requisito que ya aceptó.

Para el uso de instalaciones en particular, un acuerdo escrito de uso del edificio combinado con un certificado que nombre a su organización como asegurado adicional es la práctica estándar que suscriptores espera ver. A las organizaciones que alquilan espacio a grupos externos, ya sea para recepciones, reuniones, grupos de recuperación o programas comunitarios, se les pregunta directamente sobre los ingresos anuales por alquiler y si estos documentos se obtienen cada vez.

• Obtenga un certificado de seguro, estado asegurado adicional y un acuerdo de exención de responsabilidad firmado de cada contratista, proveedor y grupo externo que utilice su espacio.
• Establezca y aplique un requisito de límite mínimo en lugar de aceptar cualquier certificado que llegue.
• Mantener los certificados archivados y actualizados; Los certificados caducados son funcionalmente iguales que ninguno en el momento en que son importantes.
• Envíe los requisitos de arrendamiento y seguro de concesión a su agente antes de firmar para que se puedan organizar los límites y endosos.
• Utilice un acuerdo escrito de uso de las instalaciones para cada grupo externo, incluidos los usuarios recurrentes de la comunidad que conozca bien.

La póliza que la mayoría de los contratos requieren que usted presente. · cumplir con requisitos de límite contractual más altos · organizaciones de membresía

Cómo empezar y qué esperar

El proceso es más predecible de lo que parece. Comienza con una conversación sobre lo que realmente hace su organización, qué programas ejecuta, a quién sirven, qué propiedad ocupa y quién conduce. A partir de ahí identificamos qué solicitudes suplementarias se aplican, porque una organización sin fines de lucro que opera un refugio, una escuela y un programa de alimentación completará suplementos diferentes que una que otorga subvenciones. Usted reúne los documentos enumerados anteriormente, nosotros preparamos y presentamos el archivo, y suscriptores regresa con preguntas, cotizaciones o solicitudes para que se implementen controles primero.

Dar la sala de proceso. Para una renovación sencilla del paquete, suele ser suficiente comenzar aproximadamente uno o dos meses antes del vencimiento. Para una colocación por primera vez, o para líneas donde suscripción está más involucrado, incluida la cobertura de abuso, responsabilidad profesional para servicios clínicos, responsabilidad administrativa para una organización con reclamos anteriores o cualquier cuenta que requiera una inspección de control de pérdidas, más tiempo de entrega es realmente útil. Apresurar un envío reduce el número de mercados dispuestos a examinarlo, que es lo contrario de lo que usted desea.

Espere algunos intercambios y algunas preguntas que no pueda responder de inmediato. Eso es normal y no es mala señal. También vale la pena saber que una solicitud para fortalecer un control, como documentar la capacitación en prevención de abusos o agregar autenticación multifactor, no es tanto un obstáculo como un camino. Esos requisitos existen porque cambian los resultados y las organizaciones que los cumplen suelen ver la diferencia reflejada en los términos que se les ofrecen.

Las nuevas organizaciones son un caso común y manejable. Si no tiene un historial de pérdidas, ni finanzas más allá del presupuesto proyectado y programas que aún no se han lanzado, aún puede ser colocado. La presentación simplemente se apoya más en las descripciones del programa, los documentos de gobierno y los controles que usted ha escrito. Si se encuentra en esa posición, le resultará útil elaborar las pólizas sobre las que preguntan los suscriptores, en particular la selección, la supervisión y la separación financiera de funciones, antes de que las necesite y no después.

• Paso uno: describa sus programas, ubicaciones, personal, vehículos y eventos en términos sencillos para identificar los suplementos adecuados.
• Paso dos: recopile las pérdidas, las páginas de declaraciones actuales, los estados financieros y sus políticas escritas.
• Paso tres: complete con precisión las solicitudes complementarias correspondientes, dirigiendo las preguntas a las personas que realmente conocen las respuestas.
• Paso cuatro: revise las cotizaciones como un programa en lugar de línea por línea, comparando límites, retención, sublímites, exclusiones y si la defensa está dentro o fuera del límite.
• Paso cinco: implemente los controles recomendados y programe una revisión antes de la próxima renovación, especialmente si los programas, el personal o la propiedad cambiaron durante el año.

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Preguntas frecuentes

¿Nuestra póliza responsabilidad civil general ya cubre acusaciones de abuso?

A menudo no es así, o no lo hace en un grado significativo. Muchos formularios responsabilidad civil general excluyen de plano el abuso y el abuso sexual, y otros lo incluyen en un sublímite muy por debajo del límite de la póliza. La cobertura suele ser proporcionada por una endoso específica, una parte de cobertura separada o una póliza independiente, frecuentemente sobre una base reclamaciones presentadas (claims-made). Si su organización tiene algún contacto con menores o adultos vulnerables, vale la pena comprobarlo en su página de declaraciones reales en lugar de dar por sentado, porque la respuesta difiere significativamente de una póliza a otra.

¿Están cubiertos nuestros voluntarios?

Depende de en qué dirección se produzca el daño. Si un voluntario causa lesiones o daños a otra persona mientras trabaja en su nombre, la mayoría de los formularios responsabilidad civil general actuales tratan a los trabajadores voluntarios como asegurados, por lo que normalmente existe protección de responsabilidad tanto para el voluntario como para la organización, sujeto a los términos de la póliza. Si el voluntario es el que resulta herido, eso generalmente no está cubierto por compensación para trabajadores, ya que los voluntarios generalmente no son empleados y no es un reclamo de responsabilidad a menos que se alegue negligencia. Las organizaciones que desean una respuesta clara para las lesiones de los voluntarios a menudo agregan cobertura de accidentes de voluntarios.

Sólo tenemos unos pocos empleados o ninguno. ¿Todavía necesitamos compensación para trabajadores?

Los requisitos varían según el estado y no existe una respuesta nacional única. Los estados difieren en cuanto al recuento de empleados que desencadena un mandato, si los funcionarios y directores pueden ser excluidos y cómo se cuentan los trabajadores a tiempo parcial y estacionales. Incluso cuando no se requiere cobertura, la parte de responsabilidad del empleador tiene valor, y muchos financiadores, propietarios y socios contractuales exigen evidencia de cobertura independientemente de lo que diga la ley estatal. Vale la pena confirmarlo para su estado específico y situación de personal en lugar de confiar en una regla general.

Los miembros de nuestra junta son voluntarios no remunerados. ¿Realmente necesitamos cobertura D&O?

Que no se le pague no impide que alguien sea nombrado en una demanda, y los costos de defensa se acumulan independientemente de que la acusación finalmente se mantenga o no. Los estatutos de protección de voluntarios a nivel federal y estatal brindan cierta inmunidad limitada para voluntarios individuales sin fines de lucro bajo condiciones definidas, pero generalmente no protegen a la organización en sí y no impiden que se presente una demanda. Una cláusula de indemnización en sus estatutos sólo ayuda si la organización puede financiarla, lo que suele ser menos cierto en el momento exacto en que surge un reclamo. Muchos posibles miembros de la junta también preguntan si existe cobertura D&O antes de aceptar servir.

No somos propietarios de ningún vehículo. ¿Necesitamos cobertura de automóvil comercial?

Es posible que aún necesite responsabilidad civil de autos alquilados y no propios. Esa cobertura responde cuando el personal o los voluntarios conducen sus propios automóviles, o un vehículo alquilado, en nombre de la organización y causan lesiones o daños a otros. La póliza de automóvil personal del conductor generalmente responde primero, pero normalmente también se nombra la organización y las pólizas responsabilidad civil general generalmente excluyen la responsabilidad del automóvil. No compensa reparar el propio coche del voluntario. Si alguien conduce para usted, incluso ocasionalmente para hacer recados o entregar artículos, vale la pena revisarlo.

¿Cuál es la diferencia entre la cobertura reclamaciones presentadas (claims-made) y ocurrencia y por qué nos importa?

La cobertura Ocurrencia responde en función de cuándo ocurrió el incidente, por lo que la póliza vigente en ese momento responde incluso si el reclamo llega años después. La cobertura Reclamaciones presentadas (claims-made) responde en función del momento en que se realiza el reclamo por primera vez, y solo por actos ocurridos en o después del fecha retroactiva de la póliza. Responsabilidad civil general, propiedad y auto suelen ser ocurrencia. Directores y funcionarios, las prácticas laborales, responsabilidad profesional y, a menudo, el abuso suelen ser reclamaciones presentadas (claims-made). La implicación práctica es que con las líneas reclamaciones presentadas (claims-made) necesita proteger su fecha retroactiva cuando cambia de póliza, y debe considerar una período de notificación extendido si cancela la cobertura, la cierra o la fusiona.

Alquilamos nuestro espacio. ¿Todavía necesitamos un seguro de propiedad?

Casi siempre sí, aunque por motivos diferentes a los del propietario. La póliza de su arrendador cubre el edificio, no su contenido. Necesita cobertura para los bienes personales de su negocio, incluidos equipos del programa, computadoras, muebles e inventario donado y, por lo general, para cualquier mejora y mejora del inquilino que haya pagado. También vale la pena considerar la cobertura Ingresos del negocio, ya que un incendio en un edificio que no es de su propiedad aún puede cerrar sus programas. Es probable que su contrato de arrendamiento también especifique límites de responsabilidad y requisitos asegurado adicional, lo que vale la pena revisar junto con la parte de propiedad.

Un financiador y nuestro arrendador solicitan ser identificados como asegurado adicional. ¿Qué significa eso realmente?

El estado Asegurado adicional extiende ciertas protecciones de su póliza de responsabilidad a otra parte por la responsabilidad que surja de sus operaciones o el uso de sus instalaciones. Lo agrega endoso, y la redacción de ese endoso determina hasta dónde llega la protección. Es una solicitud rutinaria en arrendamientos, acuerdos de subvención y contratos de socios y, por lo general, es sencilla de gestionar. El paso importante es enviar el texto real del contrato a su agente antes de firmarlo, porque algunos acuerdos también requieren renuncia a la subrogación, redacción primaria y no contributiva, o límites superiores a los que tiene actualmente.

¿Cuánto límite de responsabilidad necesita realmente una organización sin fines de lucro?

No existe un número único correcto y cualquiera que ofrezca uno sin conocer sus operaciones está adivinando. Los datos prácticos son la gravedad de lo que podría salir mal según sus programas, en particular si transporta personas o trabaja con menores, los límites que exigen sus contratos y sus financiadores, su base de activos y lo que podría alcanzar un juicio, y cómo sus límites excedentes o generales se ubican por encima de las capas primarias. Generalmente es más útil observar los límites junto con los retención, los sublímites y si los costos de defensa erosionan el límite que centrarse en un número principal de forma aislada.

Somos una organización sin fines de lucro nueva y casi sin presupuesto. ¿Por dónde deberíamos empezar?

Comience con las exposiciones que podrían acabar con la organización en lugar de aquellas que serían simplemente inconvenientes. Para la mayoría de las nuevas organizaciones sin fines de lucro, eso significa responsabilidad civil general, cobertura para cualquier contenido y equipo que posea, cobertura directores y funcionarios para que su junta fundadora esté protegida y, si algún programa afecta a menores o adultos vulnerables, cobertura de abuso desde el primer día en lugar de después de que el programa crezca. Compensación para trabajadores sigue los requisitos de su estado una vez que tenga empleados. Una póliza empaquetada suele ser la estructura inicial práctica, y el programa se puede estratificar a medida que se amplían los programas y contratos.

¿Necesitamos cobertura cibernética si no procesamos donaciones en línea ni aceptamos tarjetas de crédito?

Muy posiblemente. La exposición no se limita a los datos de las tarjetas de pago. Si posee registros de empleados, datos bancarios y de contacto de donantes, archivos de clientes o cualquier información de salud protegida, posee datos que conllevan obligaciones de notificación si se exponen. El ransomware que bloquea los registros de programas y clientes es perjudicial independientemente de si vende algo, y una de las pérdidas más frecuentes es un correo electrónico fraudulento que redirige un pago legítimo a la cuenta de un atacante. Que esa pérdida en particular esté cubierta a menudo depende de un sublímite de ingeniería social o de transferencia de fondos, que es algo específico sobre lo que hay que preguntar.

¿Con cuánta antelación debemos empezar nuestra renovación y qué hará que se desarrolle sin problemas?

Para una renovación sencilla del paquete, suele ser suficiente aproximadamente con uno o dos meses de anticipación. Permita más tiempo para una colocación por primera vez, por abuso o responsabilidad profesional, por responsabilidad de la administración cuando haya actividad de reclamos o cuando sea probable una inspección de control de pérdidas. Lo que hace que todo funcione sin problemas es reunir las pérdidas, las páginas de declaraciones actuales, las finanzas y sus políticas escritas antes de que se envíen las solicitudes, y revelar cualquier cosa inusual con anticipación. Los suscriptores responde bien a un envío completo y honesto con controles documentados, y mal a la información que aparece tarde.

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