Compensación para trabajadores suele ser la primera decisión sobre seguros que toma una organización sin fines de lucro como empleador, y es la que con mayor probabilidad se manejará como una suposición. Una junta escucha que los voluntarios están cubiertos, o que el personal a tiempo parcial no cuenta, o que un estipendio no es realmente un salario, y la organización procede en consecuencia. Luego llega una auditoría de nómina o una lesión y la suposición resulta errónea.
Lo más importante que hay que entender es esto: compensación para trabajadores se rige por la ley estatal y las reglas difieren significativamente de un estado a otro. Quién debe estar cubierto, cuándo comienza la obligación, cómo se trata a los voluntarios, si los funcionarios pueden optar por no participar y dónde se puede comprar la póliza son cuestiones estatales. Nada de lo siguiente es una norma nacional. Trátelo como un mapa de qué preguntar y luego confirme los detalles específicos de cada estado donde tenga gente trabajando. Esta guía es parte del programa más amplio descrito en nuestro centro de seguros sin fines de lucro.
El estatus de organización sin fines de lucro no crea una exención
El estado de exención de impuestos es una clasificación de impuestos federales. No exime a una organización de la ley estatal compensación para trabajadores. En la mayoría de los estados, un 501(c)(3) con empleados remunerados conlleva la misma obligación que una empresa con la misma nómina, y en algunos estados, las organizaciones religiosas o los empleadores muy pequeños tienen exenciones limitadas que vienen con sus propias condiciones. La obligación sigue al empleo, no a la misión.
¿Quién cuenta como empleado?
La cobertura se aplica a los empleados, por lo que la definición es más importante que cualquier otro elemento de la póliza.
Empleados versus contratistas independientes. Aquí es donde las organizaciones sin fines de lucro se equivocan con mayor frecuencia, generalmente con buenas intenciones. Pagarle a un facilitador de programa o a un contable en un 1099 no los convierte por sí solos en contratistas. Los estados aplican diferentes pruebas y algunos utilizan un estándar más estricto que las normas fiscales federales. Varios estados aplican una versión de una prueba ABC que supone empleo a menos que se cumplan condiciones específicas; otros aplican un análisis del derecho al control del common law. La consecuencia práctica: si se descubre que un trabajador que usted clasificó como contratista es un empleado, la organización puede enfrentar exposición a reclamos no asegurados, cargos de auditoría y sanciones.
Subcontratistas no asegurados. En muchos estados, si contrata a un contratista que no tiene su propio compensación para trabajadores, sus trabajadores pueden terminar siendo tratados como suyos tanto a efectos de reclamos como de primas. Recoja los certificados de seguro antes del inicio del trabajo, no durante la auditoría.
Funcionarios, directores y ejecutivos. Muchos estados permiten que ciertos funcionarios o ejecutivos elijan si desean recibir cobertura o no, y las reglas difieren para las corporaciones sin fines de lucro. Los directores no remunerados normalmente no son empleados, pero un director ejecutivo remunerado generalmente sí lo es. Algunos estados también aplican cifras de nómina mínimas o máximas a los funcionarios con fines de calificación.
Familiares, personal temporal y becarios. Los pasantes remunerados suelen ser empleados. Los trabajadores de las agencias de empleo generalmente están cubiertos por la agencia, pero lo confirman por escrito en lugar de asumirlo.
Voluntarios: la pregunta que todos se equivocan
Los voluntarios son el lugar donde las organizaciones sin fines de lucro enfrentan la brecha más amplia entre creencia y realidad, por lo que merece atención.
En la mayoría de los estados, los voluntarios no remunerados no son empleados para los fines de compensación para trabajadores y, por lo tanto, generalmente no están cubiertos por una póliza estándar de compensación para trabajadores. Ése es el patrón general, no una regla universal, y las excepciones son reales:
- Algunos estados tienen estatutos que cubren específicamente a los voluntarios de determinadas organizaciones o permiten que un empleador elija cobertura para ellos. Los bomberos voluntarios y el personal de los servicios de emergencia suelen estar contemplados en sus propios estatutos.
- Algunos estados permiten que una organización elija voluntariamente la cobertura para los voluntarios, a menudo asignándoles un valor nominal de nómina para su calificación.
- Los pagos cambian el análisis. Los estipendios, viáticos, alojamiento, tarjetas de regalo u otras consideraciones pueden plantear la pregunta de si alguien es realmente un voluntario, y la respuesta varía según el estado y el programa.
Debido a que el tratamiento varía tanto, confirme las reglas de su estado y la redacción de su propia póliza en lugar de confiar en lo que es cierto en otros lugares. Si los voluntarios son fundamentales para sus programas, haga dos preguntas distintas:
- Si un voluntario resulta herido¿Con qué se paga su atención médica? Si compensación para trabajadores no responde, las organizaciones suelen buscar la cobertura de accidentes voluntarios, que es un producto distinto con sus propios límites y términos.
- Si un voluntario lastima a otra persona o daña la propiedad, ¿qué responde? Eso es generalmente un responsabilidad civil general pregunta, y vale la pena confirmar en lugar de suponer si los voluntarios están incluidos como asegurados.
Organizaciones creadas en torno al trabajo voluntario, incluidas muchas en vivienda y refugio y alimentación y nutrición trabajo, debe tener ambas respuestas documentadas antes de que comience la temporada.
Clasificación, nómina y cómo se califica la póliza
Compensación para trabajadores está clasificado en nómina por código de clasificación, que describe el tipo de trabajo que se realiza. La mayoría de los estados utilizan un sistema de clasificación nacional; unos pocos mantienen sus propias oficinas de calificación con sus propios códigos y reglas.
Las organizaciones sin fines de lucro son rutinariamente clasificadas erróneamente porque su personal realiza trabajos genuinamente diferentes bajo un mismo techo, pero la solución no es darle a cada función su propio código. Las reglas de calificación generalmente asignan la mayor parte de la nómina a un solo clasificación que rige que describe la operación general de la organización y divide solo los aspectos reconocidos excepciones estándar (empleados administrativos y vendedores externos, además de conductores en algunas jurisdicciones) y operaciones genuinamente separadas que califican para su propia clase. Por lo tanto, el personal administrativo, los administradores de casos que realizan visitas domiciliarias, un empleado de las instalaciones, los conductores y el personal del programa estacional pueden o no llevar códigos diferentes, lo que depende de las reglas que rigen la clasificación y la división de la nómina que aplica la aseguradora o la oficina de calificación, no lo diferentes que se sienten los trabajos. Dos errores comunes:
- Todos codificados como administrativos. Las clasificaciones administrativas generalmente requieren que las tareas se limiten sustancialmente al trabajo de oficina. Un administrador de casos que conduce hasta los hogares de los clientes generalmente no califica.
- El personal del programa codificó con el código plausible más barato. Los auditores examinan las funciones reales y las correcciones se aplican retroactivamente.
La calificación de experiencia es la otra mitad. Una vez que una organización es lo suficientemente grande como para calificar, su historial de reclamos produce un factor de modificación de la experiencia que ajusta el costo hacia arriba o hacia abajo. Esta es la razón por la que la gestión de reclamaciones y las prácticas de regreso al trabajo son importantes desde el punto de vista financiero, no sólo administrativo.
Personal a tiempo parcial, estacional y de programas
Los empleados a tiempo parcial y estacionales generalmente se cuentan como empleados y sus salarios generalmente se incluyen en la nómina en la que se califica la póliza. Los consejeros de campamentos de verano, el personal extracurricular, los empleados de eventos y los contratados para programas a corto plazo son empleados comunes y corrientes en la mayoría de los estados, aunque estén en nómina brevemente. Programas que ejecutan picos estacionales en desarrollo juvenil y recreación Debe informar a su asesor antes de la temporada, ya que un gran aumento de nómina a medio plazo cambia el resultado de la auditoría. Lectura relacionada: nuestra guía para seguro para programas de cuidado infantil y juvenil.
Los trabajadores remotos merecen una mención específica. Si un empleado vive y trabaja en un estado diferente, la ley compensación para trabajadores de ese estado generalmente rige su reclamo y la póliza debe reflejarlo. Pregúntele a su asesor cómo se manejan otros estados en su página de información, porque un estado que no figura en la lista puede producir un problema de cobertura en lugar de un problema de papeleo.
Qué hacer con una primera contratación
La transición de ser totalmente voluntario a empleador es el momento de mayor riesgo. Una breve secuencia:
- Confirme el requisito y el umbral de su estado. Algunos estados exigen cobertura desde el primer empleado; otros fijan un umbral; un pequeño número tiene sistemas distintivos. Históricamente, unos pocos estados exigen que la cobertura se compre de un fondo estatal en lugar de de un proveedor privado, y al menos un estado permite a los empleadores privados rechazar la cobertura sujeto a importantes consecuencias legales. Verificar los requisitos actuales donde opera.
- Cobertura vinculante antes del primer día de trabajo., no después del primer cheque de pago.
- Clasifica el rol honestamente, en función de las funciones realmente desempeñadas.
- Configurar registros estatales de empleadores por retenciones y desempleo.
- Comprender la responsabilidad de los empleadores, la parte de la póliza que responde a ciertas demandas por daños que quedan fuera del remedio exclusivo del sistema compensación para trabajadores.
- Planifique la exposición laboral que llega con los empleados., que es una cobertura completamente separada. Ver responsabilidad por prácticas laborales y nuestro artículo sobre por qué las organizaciones sin fines de lucro necesitan EPLI.
- Escriba un procedimiento de notificación de lesiones. antes de que lo necesites.
¿Qué impulsa la auditoría premium?
La mayoría de las pólizas son auditables: usted estima la nómina al principio y, después del plazo, la aseguradora la concilia con las cifras reales. Las auditorías generan sorpresas cuando la organización no ha realizado un seguimiento de los conductores:
- Nómina real por clasificación, especialmente donde las tareas cambiaron a mitad de año
- Tratamiento de horas extras, ya que algunos estados excluyen la parte de la prima de las horas extras cuando los registros la separan, y otros no
- Subcontratistas no asegurados y 1099 trabajadores sin certificados de seguro
- Nuevas ubicaciones o estados agregado durante el período
- nómina de oficiales, sujeto a mínimos y máximos estatales
- Trabajo ocasional o jornalero pagado fuera de la nómina normal
- Lanzamientos de nuevos programas eso cambió la combinación de trabajo
Mantener los registros de nómina separados por función y recopilar certificados a medida que avanza convierte la auditoría en una formalidad.
Preguntas frecuentes
¿Una organización sin fines de lucro debe tener un seguro de compensación para trabajadores? En la mayoría de los estados, sí, una vez que haya pagado a los empleados. El estado de exención de impuestos es una clasificación de impuestos federales y no crea una exención de la ley estatal compensación para trabajadores: la obligación sigue al empleo, no a la misión. Lo que varía es el desencadenante: algunos estados exigen cobertura desde el primer empleado, otros establecen un umbral numérico o de nómina, y algunos tienen exenciones limitadas para organizaciones religiosas o empleadores muy pequeños que imponen sus propias condiciones. Confirme la regla con la agencia compensación para trabajadores en cada estado donde tenga gente trabajando.
¿Los voluntarios están cubiertos por la póliza compensación para trabajadores de una organización sin fines de lucro? Generalmente no. En la mayoría de los estados, los voluntarios no remunerados no son empleados a efectos de compensación para trabajadores, por lo que una póliza estándar no responde cuando un voluntario resulta lesionado. Hay excepciones reales: algunos estados abordan a los voluntarios de organizaciones particulares por estatuto, los bomberos voluntarios y el personal de emergencia frecuentemente están cubiertos por sus propias reglas, y algunos estados permiten que un empleador elija la cobertura voluntaria asignando un valor de nómina nominal. Trátelo como dos preguntas separadas: si un voluntario resulta herido, las organizaciones suelen consultar una póliza de accidentes de voluntarios; Si un voluntario lastima a otra persona, generalmente es una responsabilidad civil general pregunta, y vale la pena confirmar en lugar de suponer si los voluntarios son nombrados como asegurados.
¿Pagarle un estipendio a un voluntario lo convierte en empleado? Puede hacerlo, y es una de las formas más comunes en que una organización descubre que estaba equivocada. Estipendios, viáticos, vivienda, tarjetas de regalo y consideraciones similares plantean la pregunta de si alguien es genuinamente un voluntario, y la respuesta depende de la ley estatal y de los detalles del programa. Si las personas en sus programas reciben algo de valor, documente lo que reciben y por qué, y pregunte antes de que se establezca el acuerdo en lugar de durante la auditoría.
¿Cuentan los empleados a tiempo parcial y de temporada? Generalmente sí. El personal de programas a tiempo parcial, estacional y de corto plazo son empleados ordinarios en la mayoría de los estados y sus salarios generalmente se incluyen en la nómina en la que se califica la póliza. Los consejeros de campamento, el personal extraescolar y los contratados para eventos son los ejemplos habituales. Debido a que un pico estacional es un aumento de nómina a mediano plazo, infórmeselo a su asesor antes de que comience la temporada; la alternativa es averiguarlo en la auditoría.
¿Qué pasa si un empleado trabaja de forma remota desde otro estado? La ley compensación para trabajadores de ese estado generalmente rige el reclamo y la póliza debe reflejarlo. Esta es una cuestión de cobertura, no de trámites: un estado que no aparece en la página de información de la póliza puede producir una brecha en lugar de una corrección. Pregunte específicamente cómo se manejan otros estados en su póliza cada vez que alguien se muda o es contratado fuera de su estado de origen.
¿Por qué cambió nuestra prima en la auditoría? La mayoría de las pólizas compensación para trabajadores son auditables: la nómina se estima por adelantado y se concilia con las cifras reales después del plazo. Los factores habituales son la nómina que cambió entre códigos de clasificación, subcontratistas no asegurados o 1099 trabajadores sin certificados de seguro, nómina de funcionarios contra mínimos y máximos estatales, mano de obra ocasional pagada fuera de la nómina normal y nuevas ubicaciones, estados o programas agregados a medio plazo. Separar la nómina por función a medida que avanza y recopilar certificados cuando contrata a alguien en lugar de después, es lo que convierte la auditoría en una formalidad.
Hacerlo bien para su organización
Compensación para trabajadores interactúa con casi todo lo que compra una organización sin fines de lucro y con las organizaciones que brindan servicios a través de programas de servicios humanos tienden a tener los cuadros de personal más complejos. Revisarlo en contexto es exactamente lo que lista de verificación completa de seguros para organizaciones sin fines de lucro es para.
Si está contratando a su primer empleado, agregando personal en un nuevo estado o no está seguro de que sus clasificaciones coincidan con lo que realmente hace su equipo, podemos revisar su Cobertura compensación para trabajadores contra sus operaciones actuales. Solicitar una revisión o contáctanos para empezar.