Una revisión anual de seguros sin fines de lucro es un proceso, no una relectura de la póliza. El trabajo consiste en documentar los cambios en la organización durante los últimos doce meses, traducir esos cambios en consecuencias de cobertura, verificar sus límites con los contratos que ha firmado y llegar a la renovación con datos limpios en lugar de la aplicación del año pasado. Comience aproximadamente 90 días antes de la fecha de renovación: el Centro de gestión de riesgos para organizaciones sin fines de lucro recomienda comenzar la conversación sobre la renovación. al menos 90 días antes – y siga los nueve pasos siguientes en orden.
Paso 1: escriba lo que realmente cambió
La mayoría de los fallos en la cobertura se deben a un cambio que nadie informó. Analice esta lista con los directores de su programa, no solo con su personal de finanzas.
| que cambio | lo que afecta |
|---|---|
| Plantilla, nómina o nuevas funciones laborales | Clasificación de compensación laboral y nómina, EPLI, auditoría de primas |
| Primer empleado pagado o primer empleado en un nuevo estado | Obligación de compensación laboral, leyes laborales estatales |
| Nuevo programa o nueva población atendida | Responsabilidad civil general, responsabilidad profesional, cobertura de abuso |
| Ahora atendiendo a menores o adultos vulnerables | Cobertura de abuso y abuso, requisitos de detección |
| Propiedad comprada, vendida o renovada | Valores de propiedad, coseguro, ordenanza o ley |
| Vehículos nuevos o desechados; El personal ahora conduce automóviles personales. | automóvil comercial, auto alquilado y no propio |
| Eventos especiales nuevos o más grandes | GL, exposición a eventos, licores, requisitos de proveedores |
| Programa de voluntariado ampliado | Accidente voluntario, vehículo no propio, controles de supervisión. |
| Nueva subvención o contrato firmado | Límites requeridos, estado asegurado adicional |
| Comenzó un plan de beneficios | Responsabilidad fiduciaria |
| CRM para nuevos donantes o pagos en línea | Cobertura cibernética |
| Rotación de la junta directiva, fusión o disolución de un programa | D&O, fecha retroactivas, cobertura de cola |
Dale a tu agente la misma lista que te diste a ti mismo. Los suscriptores valora lo que se les informa, y un cambio material no revelado puede darle a una aseguradora motivos para impugnar un reclamo o agregar una prima en la auditoría; hasta dónde llega eso depende de la materialidad, los términos de su póliza y la ley de su estado, no una denegación automática. De cualquier manera, revelar los cambios es la forma de conservar la cobertura que está pagando.
Paso 2: saque sus pérdidas y léalas
Una ejecución de pérdidas es un informe periódico de la información del reclamo proporcionado por su aseguradora (IRMI). Un informe de pérdidas relacionado enumera los reclamos reportados con la fecha ocurrencia, el tipo de reclamo, el monto pagado y el monto reservado para cada uno, a partir de la fecha de valoración del informe (IRMI).
Solicite de tres a cinco años, por línea de cobertura, de cada aseguradora. Luego léelos para cuatro cosas:
- Reclamaciones abiertas con grandes reservas. Una reserva es una estimación del asegurador, no un pago. Las reservas sobre reclamaciones obsoletas suelen ser demasiado altas y pueden impugnarse con documentación.
- Siniestros cerrados con pago cero. Estos todavía aparecen como frecuencia. Si varios están duplicados o informan errores, solicite su corrección.
- Patrones de frecuencia. Tres pequeños resbalones y caídas en la misma entrada son un proyecto de instalaciones, no un problema de seguro.
- Cualquier cosa que no reconozcas. Las reclamaciones presentadas contra la entidad equivocada ocurren con más frecuencia de lo que cabría esperar.
Esto es importante en particular en el lado compensación para trabajadores. La calificación de experiencia compara su experiencia de pérdida real con lo que normalmente se espera de otros en su clase de calificación (IRMI), y el modificador de experiencia resultante puede ser un débito o un crédito: un empleador con experiencia promedio tiene un modificador de 1,0, una experiencia más pobre produce un modificador superior a 1,00 y una experiencia mejor produce uno inferior (IRMI). Vale la pena encontrar los errores en los datos de pérdida que alimentan ese cálculo antes de bloquearlos.
Paso 3: vuelva a verificar los valores de las propiedades
Dos mecanismos hacen que este sea el elemento que con mayor frecuencia no recibe suficiente mantenimiento en cualquier renovación.
Base de valoración. El costo de reemplazo es la cantidad necesaria para reemplazar un artículo dañado por uno de tipo y calidad similar. sin deducir por depreciación; El valor real en efectivo paga la cantidad necesaria para reemplazar el artículo. menos depreciación: la disminución del valor debido a la edad, la obsolescencia y el desgaste (Instituto de información de seguros). Confirme qué base se aplica a su edificio, su contenido y, por separado, su techo, ya que los techos frecuentemente se programan de manera diferente.
Coseguro. Una disposición de coseguro penaliza la recuperación de su pérdida si el límite que compró no es al menos un porcentaje específico (comúnmente el 80 por ciento) del valor de la propiedad. Si no alcanza, usted mismo absorberá parte de la pérdida, que es la penalización del coseguro; una provisión de valor acordada a veces puede eliminar el riesgo por completo (IRMI).
La inflación de los costes de construcción es lo que convierte un límite adecuado en uno inadecuado sin que nadie haga nada malo. Revisa tu propiedad comercial límites anualmente y actualizar específicamente el valor de los equipos donados, los vehículos del programa y la tecnología que haya adquirido desde la última renovación.
Paso 4: Verificar los límites de los contratos, arrendamientos y subvenciones
Obtenga todos los acuerdos que su organización firmó el año pasado y extraiga los requisitos de seguro. Busque:
- Límites requeridos por ocurrencia y en conjunto
- Coberturas requeridas que no puedes tener (responsabilidad profesional, abuso, ciber, auto)
- Obligaciones Asegurado adicional y si se extienden a operaciones completadas
- Requisitos de Renuncia a la subrogación
- Lengua primaria y no contributiva
- Disposiciones requeridas sobre notificación de cancelación
Luego confirme que su programa satisface los más alto requisito en todos los acuerdos, no en el promedio. Si un financiador requiere $2 millones combinados y su responsabilidad civil general se sitúa en $1 millón, un póliza umbrella o exceso suele ser la solución eficiente, pero sólo si se combina con las pólizas subyacentes correctas.
Paso 5: Verifique fecha retroactiva en cada póliza reclamaciones presentadas (claims-made)
Es probable que sus pólizas D&O, EPLI, responsabilidad profesional y cibernéticas sean reclamaciones presentadas (claims-made). Un fecha retroactiva elimina la cobertura de reclamos que surjan de actos ilícitos que tuvieron lugar antes de una fecha específica, incluso cuando el reclamo se realiza por primera vez durante el período de la póliza (IRMI).
En cada renovación, registre el fecha retroactiva para cada póliza reclamaciones presentadas (claims-made) en un solo documento. Si cambia de aseguradora, confirme por escrito que se están retirando los actos anteriores. Si está cerrando un programa, fusionándolo o disolviéndolo, establezca el precio de período de notificación extendido, el período después del vencimiento durante el cual aún se puede informar un reclamo y activar la cobertura (IRMI) - antes de cancelar cualquier cosa. Nuestro EPLI inmersión profunda explica por qué esta única fecha tiene tanto peso.
Paso 6: Conciliar empleados, voluntarios y contratistas
Este paso evita tanto una interrupción de cobertura como una sorpresa en la prima. Crea una lista con tres columnas y coloca a cada persona exactamente en una.
La distinción tiene consecuencias jurídicas. Los voluntarios no remunerados ni remunerados que realizan trabajos caritativos para una organización sin fines de lucro no se consideran empleados y no tienen que estar cubiertos por compensación para trabajadores en Nueva York, pero las organizaciones sin fines de lucro que compensar las personas deben obtener cobertura para los empleados, sujeto a las excepciones enumeradas, y la "compensación" incluye estipendios, alojamiento y comida y otros beneficios con valor monetario, aunque el reembolso de los gastos reales no cuenta (Placa NY Compensación para trabajadores).
Siguen dos consecuencias en el momento de la auditoría. Un "voluntario" remunerado puede ser un empleado cuya nómina pertenece al cálculo de compensación laboral. Y un voluntario genuinamente no remunerado que sufre una lesión generalmente no tiene ningún beneficio de compensación para trabajadores disponible, lo cual es el argumento a favor de la cobertura de accidentes para voluntarios como una partida separada. Los requisitos difieren según el estado; Texas, por ejemplo, deja compensación para trabajadores como optativo para la mayoría de los empleadores privados, aunque los no suscriptores deben informar ese estado y reportar lesiones relacionadas con el trabajo (TDI). Confirme las reglas de su propio estado en lugar de seguir adelante con una suposición. el guía sin fines de lucro compensación para trabajadores cubre esto con más detalle.
Paso 7: limpie su archivo de certificado de seguro
Los certificados circulan en ambas direcciones y ambas necesitan atención anual.
Entrante. Recopile certificados actuales de cada proveedor, subcontratista y usuario de las instalaciones: proveedores de catering, contratistas, proveedores de transporte, grupos que alquilan su espacio. Realice un seguimiento de las fechas de vencimiento y busque renovaciones. Comprenda el límite de lo que demuestra un certificado: la propia orientación de ACORD es que "un Certificado de seguro NO es una póliza de seguro y no sirve para proporcionar, respaldar, enmendar, extender o alterar de ninguna manera los términos de una póliza de seguro", y los certificados generalmente existen con fines informativos y por sí solos no confieren el estado asegurado adicional (IRMI). Si un contrato requiere el estado asegurado adicional, solicite el endoso, no solo el certificado.
Saliente. Mantenga una lista de todas las personas que deben recibir su certificado (propietarios, financiadores, lugares para eventos) para que los certificados de renovación se emitan automáticamente en lugar de en respuesta a una queja.
Paso 8: Prepárese para la auditoría de primas
Una auditoría de primas es una auditoría de la base de exposición de una póliza (nómina, ventas o recuento de vehículos) una vez finalizado el período de la póliza, para determinar la exposición real y calcular la prima final (IRMI). La nómina es la base de prima en compensación para trabajadores y, para algunas clasificaciones, en responsabilidad civil general (IRMI).
Por este motivo, un presupuesto presentado encuadernado se convierte en factura al final del año. Para preparar:
- Concilie los registros de nómina con su libro mayor antes de que llegue el auditor
- Separe la nómina por función laboral para que las personas se asignen a la clasificación correcta
- Documente las horas extras por separado, ya que algunas reglas de clasificación tratan la porción excedente de manera diferente
- Tenga listos los registros 1099 y los certificados de subcontratista: a los subcontratistas no asegurados con frecuencia se les cobra como nómina
- Mantenga registros de voluntarios distintos de los registros de empleados
- Revisar la hoja de trabajo del auditor antes de que esté finalizada y disputar las clasificaciones erróneas por escrito.
Haga un presupuesto para la posibilidad de una prima adicional si creciera. Las organizaciones que añaden personal a mitad de año y nunca ajustan la estimación son las que se sorprenden en el mes trece.
Paso 9: Actualizar la parte de gestión de riesgos
Una auditoría también es el momento de revisar cómo prevenir reclamaciones, no sólo cómo pagarlas. Mire lo que cambió en el último año (nuevos programas, nuevas ubicaciones, nuevos equipos, más voluntarios, un primer empleado remunerado) y confirme que sus procedimientos escritos, exenciones, prácticas de evaluación y reglas de uso de vehículos aún coinciden con la forma en que opera realmente la organización.
Confirmar específicamente que: la investigación de antecedentes cubre a todas las personas con acceso a poblaciones vulnerables; los ratios de supervisión reflejan el tamaño actual del programa; los conductores tienen controles MVR actualizados y límites automáticos personales adecuados; su manual del empleado y su procedimiento de quejas han sido actualizados; y la notificación de incidentes se realiza en lugar de manejarse de manera informal. Los suscriptores sopesa estos controles y ajustarlos suele ser la forma más duradera de mejorar tanto su riesgo como la forma en que se recibe su envío.
Un calendario de renovación funcional
| Sincronización | Tarea |
|---|---|
| 90 días fuera | Solicitar ejecuciones de pérdidas; abrir la conversación sobre el cambio con los líderes del programa |
| 75 días fuera | Completar el inventario de cambios; actualizar los valores de las propiedades y las estimaciones de nómina |
| 60 días fuera | Extraer los requisitos de seguro de todos los nuevos contratos y subvenciones. |
| 45 días fuera | Revise el envío con su agente; registrar todos los fecha retroactiva |
| 30 días fuera | Compare cotizaciones sobre límites, retención, exclusiones y sublímites, no solo precios |
| Renovación | Confirmar por escrito la cobertura de actos anteriores; emitir certificados actualizados |
| Post-renovación | Diario de la auditoría de primas; archivar las nuevas pólizas y endosos |
Errores comunes
- Avanzando la solicitud del año pasado. Los datos de exposición obsoletos son la principal causa de sorpresas tanto en seguros insuficientes como en auditorías.
- Comparar primas en lugar de programas. Una cotización más baja con un sublímite de abuso más bajo, un reinicio de fecha retroactiva o la erosión de los costos de defensa no constituyen un ahorro.
- Ignorar reclamaciones cerradas de pago cero. Todavía se registran como frecuencia en suscripción.
- Tratando el certificado como la cobertura. Es informativo; el endoso es la cobertura.
- Saltándose la revisión en un año tranquilo. Los años tranquilos son cuando los fecha retroactiva y los valores de las propiedades pasan desapercibidos.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debemos iniciar el proceso de renovación? Aproximadamente 90 días antes de su fecha de vencimiento, que es el cronograma que recomienda el Centro de gestión de riesgos para organizaciones sin fines de lucro para comenzando el trabajo de renovación. Las cuentas complejas o afectadas por reclamaciones se benefician más.
¿Qué es una corrida de pérdidas y cómo la conseguimos? Es un informe periódico de la información de su reclamo por parte de la aseguradora (IRMI). Solicítalo a tu agente o directamente a cada aseguradora; Pregunte de tres a cinco años, valorados en fecha reciente.
¿Por qué recibimos una factura después de que nuestra póliza expiró? Lo más probable es que sea una auditoría de primas. Las pólizas auditables se valoran según la exposición estimada y se ajustan a la exposición real una vez finalizado el período (IRMI).
¿Necesitamos una nueva tasación cada año? No necesariamente una tasación, pero sí necesita valores actuales. Las disposiciones de coseguro penalizan la recuperación cuando el límite adquirido cae por debajo del porcentaje requerido del valor (IRMI), y los costos de construcción se mueven.
¿Qué sucede con los reclamos antiguos si cambiamos de proveedor de D&O o EPLI? Depende completamente del fecha retroactiva y de cualquier acuerdo de actos previos. Obtenga la respuesta por escrito antes de vincularse y considere un período de notificación extendido sobre la póliza que vence.
¿Realmente necesitamos recopilar certificados de los proveedores? Sí, y cuando un contrato requiera el estado asegurado adicional, solicite el endoso, porque el certificado por sí solo no lo confiere (IRMI).
Haga que la revisión de este año sea útil
Si desea ver por segunda vez el programa completo (límites contra contratos, fecha retroactiva en cada póliza reclamaciones presentadas (claims-made), valores de propiedad y exposición a auditorías), esa es la revisión que hacemos para clientes sin fines de lucro. Mira cómo encajan las piezas en nuestro descripción general del seguro sin fines de lucro, trabajar a través del lista de verificación de cobertura junto a él, o solicitar una cotización y revisión de póliza.