Respuesta corta: Una organización religiosa sin fines de lucro debe revisar el seguro cada vez que cambien sus programas, personas o el uso de los edificios. Es posible que una póliza escrita para los servicios de adoración no describa con precisión una nueva despensa de alimentos, un servicio de asesoramiento, un programa de transporte o una instalación compartida. La junta deberá confirmar la persona jurídica, operaciones y personas aseguradas antes de iniciar la actividad.
Esta es una lista de verificación de cambios de programa para organizaciones religiosas sin fines de lucro que operan servicios comunitarios. Para conocer el programa más amplio de propiedad y responsabilidad de una congregación, comience con nuestro guía de seguros de la iglesia.
Comience con la organización que realmente ejecuta el programa.
Un ministerio, una congregación y una organización benéfica afiliada pueden compartir un nombre, voluntarios y locales sin dejar de ser entidades legales diferentes. Coloque los nombres exactos de las entidades al lado del programa asegurado nombrado de la póliza. Registre qué entidad emplea personal, firma contratos de arrendamiento, recibe donaciones, posee vehículos y supervisa a los participantes.
No asuma que una afiliación, un miembro compartido de la junta directiva o un certificado de seguro extienden la cobertura. Haga que el agente identifique la disposición de la póliza o endoso que aborda cada entidad y actividad. Si la respuesta aún está pendiente, regístrela como no resuelta en lugar de marcar el programa cubierto.
Relacione cada cambio de programa con una pregunta de póliza
| Se está considerando el cambio | Cobertura a revisar | Evidencia que la junta debe solicitar |
|---|---|---|
| Despensa de alimentos suma entregas | Responsabilidad civil general, automóvil y automóvil alquilado/no propio | Descripción escrita de las entregas, conductores, vehículos y exclusiones aplicables. |
| Los voluntarios comienzan a transportar a los participantes. | Responsabilidad del automóvil y cualquier exclusión relacionada con el participante | Elegibilidad del conductor, uso y límites del vehículo, incluida cualquier capa excedente |
| El programa juvenil se amplía a actividades nocturnas | Abuso/molestación, responsabilidad civil general y accidente del participante | Personas aseguradas, actividades cubiertas, requisitos de declaración y exclusiones |
| Se añaden servicios de asesoramiento o apoyo. | Responsabilidad profesional y ciber | Alcance de los servicios, calificaciones del personal, registros manejados y fecha retroactiva cuando corresponda |
| Otra organización utiliza regularmente el edificio. | Seguros de propiedad, responsabilidad de locales y contractuales | Acuerdo de uso por escrito, responsabilidades y asegurado adicional endosos real si es necesario |
| Se expanden las donaciones en línea o una campaña de capital | Delitos cibernéticos y comerciales | Términos de ingeniería social, fraude en transferencias de fondos y robo de empleados/voluntarios |
Estas son preguntas de revisión, no promesas de que una póliza en particular cubra la actividad. Un paquete puede contener varias secciones de cobertura, pero no hace que todos los programas o entidades estén asegurados automáticamente.
Comprobar protección para niños y participantes vulnerables
Revisión Cobertura de abuso y abuso sexual. por separado del límite responsabilidad civil general. Identifique quién está asegurado, las alegaciones que aborda la cobertura, cualquier sublímite, si los costos de defensa reducen el límite y las condiciones de presentación de informes. Preguntar cómo se tratan los voluntarios, actos previos y actividades fuera del recinto.
Selección de documentos, supervisión, notificación de incidentes y prácticas de capacitación. Compare las prácticas realmente seguidas con las representaciones en la solicitud y las condiciones de la póliza. Los requisitos varían según la aseguradora y el programa; No asuma que seguir una lista de verificación garantiza la cobertura.
Para un nuevo programa nocturno, externo o administrado por socios, obtenga una revisión de cobertura antes del lanzamiento. Aclare qué organización supervisa a los participantes y maneja los informes de incidentes. Guarde la respuesta con los registros de aprobación del programa para que la junta no dependa de una garantía verbal meses después.
Separar las decisiones de gobernanza de los conflictos laborales
Seguro D&O aborda reclamos cubiertos relacionados con la gobernanza; responsabilidad por prácticas laborales aborda acusaciones de empleo cubiertas. Es posible que estén agrupados, pero sus definiciones, exclusiones y límites aún necesitan una revisión por separado.
Confirmar cómo se trata a los directores, fideicomisarios y funcionarios voluntarios no remunerados. Si un ministerio se reestructura, se fusiona con otra organización o cierra un programa, pregunte sobre las disposiciones de notificación y las opciones de presentación de informes según las pólizas reclamaciones presentadas (claims-made). La renovación de una póliza no responde por sí sola si un acto anterior o un reclamo posterior están dentro de la cobertura.
Sigue el dinero y los registros.
Enumere las personas que pueden recibir regalos, aprobar gastos, cambiar datos bancarios o transferir fondos. Revisión cobertura de delitos comerciales por robo de empleados y voluntarios, luego revise cobertura cibernética para el fraude relevante y las exposiciones de datos. La ingeniería social y el fraude en transferencias de fondos pueden tener condiciones separadas o límites más bajos.
Para obtener información de los donantes y registros de los participantes, documente lo que se recopila, quién tiene acceso y dónde se almacena. Los registros de asesoramiento, salud o refugio pueden requerir un manejo diferente al de una lista de correo. el Guía de respuesta a infracciones de la FTC explica los pasos prácticos de respuesta. Pregunte a la aseguradora cómo comunicarse con su equipo de respuesta a infracciones y si se necesita aprobación previa antes de contratar proveedores.
Trate a los conductores y a los trabajadores como preguntas separadas
No se debe asumir que la póliza de automóvil personal de un voluntario protege a la organización sin fines de lucro. Revisar la responsabilidad de la organización derivada de vehículos propios, alquilados y de propiedad voluntaria, incluido quién califica como asegurado. La responsabilidad de automóviles alquilados/no propios generalmente no reemplaza la cobertura de daños físicos del propio automóvil del conductor.
Compensación para trabajadores depende de la ley estatal y de cómo se clasifica la fuerza laboral. Departamento de Trabajo de Missouri describe el umbral general de cinco empleados y la excepción de construcción. Los estipendios, las etiquetas de contratistas y los títulos de voluntarios no resuelven todas las cuestiones de clasificación. Revisar los deberes reales y las reglas aplicables con el agente; Analice la cobertura de accidentes de voluntarios por separado cuando corresponda.
Revisar la propiedad y los límites de exceso después de cambios operativos
Documentar el uso del edificio, estimaciones de costos de reposición, renovaciones, equipos y propiedades ajenas. Revise la cobertura de ordenanzas o leyes, ingresos del negocio o gastos adicionales y los límites para instrumentos, arte y artículos donados. Un acuerdo de instalación compartida debe explicar la responsabilidad por los daños y el seguro que se espera que tenga cada parte.
Una póliza general o de exceso no sigue automáticamente a todas las coberturas subyacentes. Consulte el cronograma subyacente, las exclusiones y los requisitos de archivo adjunto. En particular, no asuma que responsabilidad profesional o la cobertura por abuso se encuentran debajo de la póliza de exceso sin revisar sus términos.
Salir de la reunión con un registro responsable
Para cada cambio de programa, registre la entidad responsable, la fecha de lanzamiento, la póliza afectada, la pregunta enviada al agente, la respuesta recibida y cualquier endoso aún requerido. Asigne un propietario y una fecha de vencimiento a los elementos no resueltos. Conserve la póliza o endoso que respalda cada conclusión junto con las actas de la junta.
Una presentación de renovación útil incluye el cronograma del programa, los grupos de participantes, las funciones del personal y los voluntarios, el uso de vehículos, los acuerdos de espacio compartido y los incidentes conocidos. Esto le da al suscriptor una descripción de la organización tal como opera hoy.
BluePeak puede ayudar a las organizaciones de Missouri a organizar esa revisión y comparar los términos de cobertura disponibles. Solicite una revisión de cobertura con sus pólizas actuales y una descripción de los cambios propuestos. La cobertura y la disponibilidad dependen de la redacción de la póliza, la elegibilidad y suscripción; una revisión no es garantía de que se pagará un reclamo en particular.